Que vous soyez gérant, futur chef d’entreprise, salarié ou même en recherche d’emploi, la gestion des mails est bien souvent une activité très chronophage, et source d’une perte de temps considérable. En y réfléchissant bien, la gestion des mails est un des domaines ou vous pouvez économiser le plus de temps.

Voici 3 règles essentielles, qui, si vous les appliquez, vous feront gagner un temps considérable, cela peut potentiellement changer votre vie :

1. Ne jamais relever vos mails en vous levant

C’est une méthode de productivité que j’ai apprise dans le fabuleux livre “Voici ce que Tim Ferris nous explique au sujet de la gestion des mails dans son livre :

Les mails sont la source numéro 1 d’interruption de presque tous les professionnels. Relever vos mails tout au long de la journée vous fera perdre au moins la moitié de votre journée ! Voici comment  éviter cela :

• Planifiez la veille de chaque journée les 3 tâches les plus importantes à faire.
• Levez-vous en ayant à l’esprit ces 3 tâches les plus importantes de votre journée.
• Accomplissez au moins la tâche la plus importante avant 11H.
• Planifiez 2 moments dans la journée (et pas plus, car vous avez autre chose à faire) pour relevez vos mails, un moment à 12H ou juste avant le repas, et un autre vers 16H. (une fois que vous y arrivez, passez à une seule fois par jour)
• Programmez un répondeur automatique spécifiant que “vous répondrez au message sous 48H maximum, et que pour toute urgence uniquement, la personne peut vous contacter sur votre portable). Ce message rassurera vos interlocuteurs, c’est bien mieux que de ne rien répondre et de laisser la personne en suspend pendant 2 ou 3 jours !
• Éduquez votre entourage, en expliquant à tout le monde votre façon de fonctionner, vos interlocuteurs n’oseront plus vous déranger pour de simples futilités. Faites-le, expérimentez-le, c’est très efficace et tout le monde y gagne !

2. Gardez le moins de mails possible dans votre boîte de réception

Voici mes conseils, qui, si vous les appliquez, vous feront gagner un temps fou !

Testez, et voyez ce qui fonctionne pour vous :

• Ne gardez dans votre boîte de réception seulement les mails qui nécessitent une action.
• Ne donnez votre adresse principale qu’à un minimum de personnes…
• Pour les autres adresses mails, programmez des réponses automatiques et prévenez vos interlocuteurs sur votre message que vous êtes inondé de mails, et que vous ne pouvez pas répondre à tous les messages…
• Pour les messages qui  vous demandent moins de 2 minutes de travail, répondez-y tout de suite et supprimez-les (ou archivez-les)
• Pour les messages importants, surlignez-les en rouge, n’utilisez qu’une seule couleur, faites SIMPLE !
• Pour les échanges de mails importants, archivez-les dans un autre logiciel (j’utilise pour cela evernote)
• Pour les mails nécessitant trop de temps de réponse, déléguez cette tache; si ce n’est pas possible, posez vous la question si ce travail est justifié ou si il ne faudrait pas dire à votre interlocuteur de ne plus vous contacter directement pour ce genre de problème, faites confiance à votre équipe et dites lui de contacter plutôt un membre de votre team 🙂
• Ne créez pas de dossiers et sous dossiers pour classer vos mails dans votre logiciel de messagerie, surtout pas !
• 98% de ces mails ne servent à rien, ils ne font que vous encombrer, rangez les rares mails importants dans evernote ou tout logiciel équivalent…
• Créez des règles qui suppriment automatiquement les SPAMS (j’en parle ici sur le Blog Mac, la même chose est possible sur PC)

En appliquant ces méthodes, votre boîte de réception ne devrait pas compter plus d’une dizaine de mails au maximum…

3. Ne laissez pas votre logiciel de messagerie ouvert 

Voici la pire chose que vous pouvez faire : laissez votre logiciel de messagerie ouvert…

En d’autres termes : autoriser n’importe qui à vous détourner de vos tâches, et cela, à n’importe quelle heure de la journée !!

Si tel est le cas, ne vous plaignez pas que vous n’avez pas de temps pour tout faire, car VOUS vous laissez envahir et déranger, c’est votre faute !

Un Mail, c’est comme un courrier, on le reçoit, et on y répond quand on peut, et si on le veut ! Un client Mail n’est pas un service de messagerie instantanée, rien ne vous oblige à répondre dans le seconde…

Sinon, pourquoi ne pas avoir Skype, MSN ou FaceTime ouverts toute la journée ?

Comme toute chose, vous pouvez lire des centaines de conseils, suivre des milliers de formations sur la productivité et la gestion du temps, mais vous n’appliquez pas ce qu’on vous enseigne, alors cela ne sert à rien !

Faites ce test :

• Au moins une fois par mois, n’ouvrez pas votre logiciel de messagerie durant 24H, vous verrez que rien de grave ni d’urgent ne se sera passé…
• Réitérez ensuite cette opération une fois par semaine

Lisez Si vous appliquez ces méthodes, vos journées vont radicalement changer, vous devriez travailler plus efficacement, et beaucoup moins ! N’hésitez pas à partager votre expérience dans les commentaires  🙂